Obermark Datenschutzerklärung
Stand: 14. Dezember 2023
1. GEGENSTAND UND GELTUNGSBEREICH
In dieser Datenschutzerklärung wird darüber informiert, welche personenbezogenen Daten bei einzelnen Verarbeitungsvorgängen erhoben und wie und zu welchen Zwecken diese personenbezogenen Daten verarbeitet werden.
Diese Datenschutzerklärung informiert über die Datenverarbeitung beim Besuch der Website, aber auch in anderen Zusammenhängen, z.B. über die Verarbeitung der Daten bei der Teilnahme an Videokonferenzen und bei Bewerbungen.
Ihre personenbezogenen Daten werden stets entsprechend der gesetzlichen Datenschutzvorschriften sowie dieser Datenschutzerklärung verarbeitet.
2. VERANTWORTLICHER
Verantwortlicher ist die Obermark (S.à r.l.), 6 rue Gabriel Lippmann, 5365 Munsbach, Luxembourg, E-Mail: info@obermark.com, Tel.: +352 20 600 20 680 (nachfolgend „Obermark“).
Bei einzelnen Verarbeitungsvorgängen ist die jeweilige Obermark Gesellschaft Verantwortlicher, wenn der jeweilige Verarbeitungsvorgang nicht zentral für die ganze Obermark Gruppe von einem Verantwortlichen durchgeführt wird, sondern wenn die Datenverarbeitung jeweils lokal für die jeweilige Obermark Gesellschaft erfolgt. Dies ist beispielsweise bei Videokonferenzen und Bewerbungen der Fall.
3. BESUCH UNSERER WEBSITE
3.1 Hosting und Logfiles
Die Website wird von einem Dienstleister auf Basis einer Auftragsverarbeitungsvereinbarung in der EU gehostet.
Bei jedem Aufruf der Website erfasst das System automatisiert Daten und Informationen vom Computersystem des aufrufenden Endgeräts. Folgende Daten werden dabei protokolliert bzw. geloggt:
- IP-Adresse des aufrufenden Endgeräts
- Betriebssystem des aufrufenden Endgeräts
- Browser-Version des aufrufenden Endgeräts
- Name der abgerufenen Datei bzw. Webseite
- Datum und Uhrzeit des Abrufs
- Übertragene Datenmenge
- Verweisende URL
Diese Daten werden verarbeitet, um die Website darstellen zu können, um die Sicherheit, Verfügbarkeit und Integrität der Website zu gewährleisten (z.B. Erkennung und Abwehr von DoS-Angriffen oder Zugriffen von Bots), um die Qualität und Darstellung der Website zu verbessern, um Fehler identifizieren und beheben zu können und für statistische Zwecke. Diese Daten werden regelmäßig nach wenigen Tagen wieder gelöscht.
Rechtsgrundlage für diese Datenverarbeitung ist das berechtigte Interesse des Verantwortlichen an den obengenannten Zwecken.
3.2 Cookies
Auf der Website können Cookies verwendet werden. Cookies sind Informationen, die von unserem Webserver oder Webservern Dritter an den Browser des Besuchers der Website übertragen und dort für einen späteren Abruf gespeichert werden. Bei Cookies kann es sich um kleine Dateien oder sonstige Arten der Informationsspeicherung handeln. In Cookies werden Informationen abgelegt, die sich jeweils im Zusammenhang mit dem spezifisch eingesetzten Endgerät ergeben. Cookies enthalten eine charakteristische Zeichenfolge, die eine eindeutige Identifizierung des Browsers beim erneuten Aufrufen der Internetseite ermöglicht. Ein Cookie enthält zudem die Angabe über seine Herkunft und die Speicherfrist. Dies bedeutet jedoch nicht, dass anhand eines Cookies unmittelbar Kenntnis von der Identität des Websitebesuchers erlangt werden kann.
Beim Besuch der Website können Cookies gesetzt, die für den Betrieb der Website unbedingt erforderlich sind. Bei diesen unbedingt erforderlichen Cookies kann es sich beispielweise um Cookies handeln, die für die Darstellung der Website mit einem Content Management-System erforderlich sind oder anhand derer Spracheinstellungen erkannt werden.
Optionale Cookies, die nicht unbedingt erforderlich sind, werden nicht gesetzt.
4. INTERESSENTEN, INVESTOREN UND DIENSTLEISTER
Treten Sie mit uns in Kontakt, z.B. per E-Mail oder über einen Livechat, werden die von Ihnen gemachten Angaben zum Zwecke der Bearbeitung der Anfrage verarbeitet.
Die in einem Livechat abgefragten Angaben benötigen wir, um Ihre Anfrage zu bearbeiten, Sie korrekt anzusprechen und Ihnen eine Antwort zukommen zu lassen.
Wir verarbeiten Ihre Daten im Rahmen der Erbringung unserer vertraglichen Leistungen. Hierbei werden gegebenenfalls Bestandsdaten (beispielsweise Name und Vorname des/der Ansprechpartner(s), Adresse), Kontaktdaten (beispielsweise E-Mail-Adresse, Telefonnummer), Vertragsdaten (beispielsweise Vertragsgegenstand, Laufzeit), Zahlungsdaten und Daten, die im Rahmen der Leistungserbringung erhoben werden und/oder zur Leistungserbringung erforderlich sind, verarbeitet.
Anfragen und Vertragsbeziehungen werden regelmäßig in unserem CRM-System verarbeitet. Die dabei verarbeiteten Daten (Name, Vorname, Anrede, Postadresse, ggf. Geburtsdatum, Ihr spezifisches Interesse hinsichtlich unserer Tätigkeiten und Ihre Interaktionen mit uns) können von uns zudem unter Einhaltung der gesetzlichen Vorgaben zu Informationszwecken verwendet werden. Rechtsgrundlage für diese Datenverarbeitung ist das berechtigte Interesse des Verantwortlichen an der Kommunikation mit Interessenten, Investoren und Dienstleistern, Besuchern der Website und sonstigen Dritten, an der Pflege von Interessenten-, Investoren- und Dienstleisterbeziehungen. Erfolgt die Kontaktaufnahme im Rahmen der Durchführung eines Vertrages, so ist die Rechtsgrundlage für die Verarbeitung die Vertragserfüllung bzw. die Durchführung vorvertraglicher Maßnahmen.
5. ONLINEMEETINGS UND WEBINARE
Bei der Teilnahme an einem Onlinemeeting oder einem Webinar, das vom Verantwortlichen angeboten bzw. durchgeführt wird, werden personenbezogene Daten der Teilnehmenden verarbeitet.
Bei der Teilnahme an einem Onlinemeeting oder einem Webinar werden verschiedene Datenkategorien verarbeitet. Der Umfang der Daten hängt dabei auch davon ab, welche Daten die Teilnehmenden zu ihrer Person und im Rahmen der Teilnahme angeben.
Bei der Teilnahme an einem Onlinemeeting oder einem Webinar muss bei der Anmeldung regelmäßig zumindest ein Name angeben werden. Es kann dabei aber auch ein Pseudonym verwendet werden. Es wird zudem die IP-Adresse der Teilnehmenden verarbeitet, um die Teilnahme zu ermöglichen. Es werden zudem Informationen zum Login und Geräte-/Hardwareinformationen verarbeitet. Desweiteren werden, sofern angegeben, E-Mail-Adresse und Profilbild der Teilnehmenden verarbeitet. Bei einer telefonischen Teilnahme werden, wenn übermittelt, die Telefonnummer und gegebenenfalls die IP-Adresse verarbeitet.
Bei der Teilnahme einem Onlinemeeting oder einem Webinar werden, sofern die bzw. der Teilnehmende das Mikrofon und/oder eine Kamera des Endgeräts aktiviert hat, im Rahmen der Teilnahme Bild- und Tondaten der bzw. des Teilnehmenden verarbeitet. Falls der Bildschirm geteilt wird, werden zudem die Informationen aus diesem Screenshare verarbeitet. Die Aktivierung von Mikrofon, Kamera oder Screenshare steht den Teilnehmenden frei.
Es können Audio- und Videoaufzeichnungen der Onlinemeetings oder Webinare erstellt werden. In diesem Fall werden die Daten aller Audio-, Video- und Präsentationsaufnahmen verarbeitet. Es erfolgt stets ein Hinweis auf die Aufzeichnung, sofern eine solche erfolgt und es wird, sofern erforderlich, stets die ausdrückliche Einwilligung der Teilnehmenden in die Aufzeichnung eingeholt.
Es besteht zudem die Möglichkeit, in Onlinemeetings oder Webinaren die Chat-, Fragen- oder Umfragefunktionen zu nutzen. Insoweit werden die von den Teilnehmenden gemachten Texteingaben verarbeitet, um diese in dem jeweiligen Onlinemeeting oder Webinar anzuzeigen und ggf. zu protokollieren.
Für die Durchführung und gegebenenfalls Aufzeichnung von Onlinemeetings und Webinaren wird ein externer Dienstleister als Auftragsverarbeiter eingesetzt.
Es kann hierbei eine Übermittlung personenbezogener Daten in Drittländer erfolgen, die kein angemessenes Datenschutzniveau bieten. In diesem Fall wird gewährleistet, dass für eine solche Übermittlung geeignete Garantien vorgesehen sind, um ein angemessenes Datenschutzniveau zu gewährleisten. Ein Nachweis dieser geeigneten Garantien stellt der Verantwortliche auf Anfrage zur Verfügung.
Rechtsgrundlage für diese Verarbeitung ist die Vertragserfüllung bzw. die Durchführung vorvertraglicher Maßnahmen, sofern die Durchführung und Teilnahme an dem Onlinemeeting oder Webinar im Rahmen eines bestehenden Vertragsverhältnisses zur Vertragserfüllung erforderlich ist oder auf den Abschluss eines Vertrages abzielt. Dies ist regelmäßig der Fall bei Mitarbeitenden, Interessenten, Investoren und Dienstleistern. Andernfalls ist die Rechtsgrundlage für die Verarbeitung das berechtigte Interesse des Verantwortlichen an einer effizienten Kommunikation, sowohl intern wie auch mit externen Stakeholdern.
6. BEWERBUNGEN
6.1 Bewerbungsprozess
Wir erheben und verarbeiten personenbezogene Daten von Bewerberinnen und Bewerbern zum Zwecke der Durchführung des Bewerbungsverfahrens.
Wenn wir mit einer Bewerberin bzw. einem Bewerber einen Arbeitsvertrag abschließen, werden die übermittelten Daten zur Durchführung des Beschäftigungsverhältnisses unter Beachtung der gesetzlichen Vorschriften verarbeitet. Wird kein Arbeitsvertrag abgeschlossen, werden die Bewerbungsunterlagen unverzüglich nach Beendigung des Bewerbungsverfahrens gelöscht, sofern einer Löschung kein überwiegendes berechtigtes Interesse, wie die Abwehr von Ansprüchen bzw. eine Beweissicherungsfunktion nach Gleichbehandlungs- und Antidiskriminierungsgesetzen entgegensteht.
Rechtsgrundlage für diese Speicherung und Verarbeitung ist die Durchführung vorvertraglicher Maßnahmen.
6.2 Talent Pool
Wenn eine Bewerberin bzw. ein Bewerber in eine längere Speicherung der Daten in unserem Talent Pool eingewilligt hat, werden wir die im Rahmen der Bewerbung übermittelten Daten in unserem Talent Pool für weitere 2 Jahre nach Beendigung des Bewerbungsverfahrens speichern, um zukünftige für die Bewerberin bzw. den Bewerber potenziell interessante Stellen zu identifizieren und die Bewerberin bzw. den Bewerber gegebenenfalls diesbezüglich zu kontaktieren. Nach Ablauf dieser Frist werden die Daten gelöscht.
Eine solche Einwilligung in die Speicherung der Bewerbungsdaten in unserem Bewerber-Pool kann jederzeit für die Zukunft widerrufen werden. Bitte senden Sie uns dazu eine E-Mail an die oben angegebenen Kontaktdaten.
Rechtsgrundlage für die Speicherung der Bewerbungsunterlagen in unserem Talent Pool ist gegebenenfalls die Einwilligung der Bewerberin bzw. des Bewerbers.
6.3 Compliance-/Sanktionslisten-Screening
Bewerber, die im Rahmen des Bewerbungsverfahrens in die engere Auswahl kommen, können einer initialen Compliance-Prüfung unterzogen werden. Bei der Compliance-Prüfung erfolgt ein Abgleich des Namens und der Anschrift des Bewerbers mit relevanten Sanktionslisten, insbesondere auf Basis der Anti-Terror-Verordnungen der EU.
Für die Durchführung des Compliance-/Sanktionslisten-Screenings nutzen wir einen externen Dienstleister als Auftragsverarbeiter auf Basis einer Vereinbarung Auftragsverarbeitung.
Rechtsgrundlage für diese Speicherung und Verarbeitung ist, wenn eine gesetzliche Verpflichtung zur Durchführung eines Compliance-/Sanktionslisten-Screenings gegeben ist, die Erfüllung der gesetzlichen Verpflichtung. In Einzelfällen, abhängig von einer Interessenabwägung, kann ein Compliance-/Sanktionslisten-Screening auch erfolgen, wenn keine zwingende gesetzliche Verpflichtung gegeben ist. In diesem Fall ist Rechtsgrundlage unser berechtigtes Interesse an der Vermeidung einer potenziellen Sanktionierung durch ausländische Stellen.
7. MERGERS AND ACQUISITIONS (M&A)
Wenn wir an einer Umstrukturierung, Akquisition, Veräußerung von Vermögenswerten, Fusion, Finanzierung, Übertragung von Dienstleistungen auf einen anderen Anbieter, Due-Diligence-Prüfung beteiligt sind, können Ihre personenbezogenen Daten unter Wahrung der datenschutzrechtlichen Grundprinzipien im rechtlich zulässigen Umfang im Rahmen der Erforderlichkeit in Verbindung mit und als Teil des betreffenden rechtlichen Vorgangs an Dritte übermittelt werden.
8. ALTERSBESCHRÄNKUNG
Diese Website ist nicht für die Nutzung durch Kinder unter 16 Jahren bestimmt oder konzipiert. Wir erfassen nicht wissentlich personenbezogene Daten von oder über Personen unter 16 Jahren.
9. EMPFÄNGER VON DATEN
Innerhalb der Organisation des Verantwortlichen erhalten diejenigen internen Stellen bzw. Organisationseinheiten Zugriff auf Daten, die diese zur Erfüllung ihrer Aufgaben, gegebenenfalls zur Erfüllung von Verträgen, zur Datenverarbeitung auf Basis einer Einwilligung des/der Betroffenen oder zur Wahrung überwiegender berechtigter Interessen, benötigen.
Eine Weitergabe von Daten an Dritte erfolgt nur im Rahmen der gesetzlichen Vorgaben. Ihre Daten werden nur dann an Dritte weitergegeben, wenn dies für Vertragszwecke oder zur Wahrung unseres überwiegenden berechtigten Interesses an einer effektiven Durchführung unseres Geschäftsbetriebes.
Sofern wir im Rahmen der Bereitstellung der Website oder sonstiger Leistungen Dienstleister bzw. Drittanbieter einsetzen, ergreifen wir geeignete rechtliche Vorkehrungen sowie entsprechende technische und organisatorische Maßnahmen, um für den Schutz Ihrer personenbezogenen Daten zu sorgen.
10. BETROFFENENRECHTE
Im Rahmen der gesetzlichen Voraussetzungen bestehen hinsichtlich der Verarbeitung personenbezogener Daten für die jeweils Betroffenen die nachfolgend erläuterten Rechte:
10.1 Recht auf Auskunft
Betroffene haben das Recht, Auskunft über die zu ihrer Person verarbeiteten personenbezogenen Daten zu verlangen.
10.2 Recht auf Berichtigung
Betroffene haben das Recht, eine Berichtigung unrichtiger sie betreffender personenbezogenen Daten zu verlangen. Es besteht zudem das Recht, eine Vervollständigung unvollständiger personenbezogener Daten zu verlangen.
10.3 Recht auf Löschung
Betroffene haben das Recht, die Löschung sie betreffender personenbezogenen Daten zu verlangen.
10.4 Recht auf Einschränkung der Verarbeitung
Betroffene haben das Recht, eine Einschränkung der Verarbeitung sie betreffender personenbezogenen Daten zu verlangen.
10.5 Recht auf Widerspruch gegen die Verarbeitung
Betroffene haben das Recht, aus Gründen, die sich aus ihrer besonderen Situation ergeben, jederzeit gegen die Verarbeitung sie betreffender personenbezogenen Daten, die für die Wahrnehmung einer Aufgabe erfolgt, die im öffentlichen Interesse liegt oder die in Ausübung öffentlicher Gewalt erfolgt, oder die auf Basis eines berechtigten Interesses erfolgt, Widerspruch einzulegen. Die Daten werden in diesem Fall nicht weiterverarbeitet, es sei denn, der Verantwortliche kann zwingende schutzwürdige Gründe für die Verarbeitung nachweisen, die die Interessen, Rechten und Freiheiten der/des Betroffenen überwiegen, oder wenn die Verarbeitung der Geltendmachung und Ausübung von oder der Verteidigung gegen Rechtsansprüche dient.
Außerdem steht Betroffenen das Recht zu, jederzeit Widerspruch gegen die Verarbeitung sie betreffender personenbezogener Daten zum Zwecke der Direktwerbung einzulegen; dies gilt auch für ein etwaiges Profiling, soweit es mit solcher Direktwerbung in Verbindung steht.
10.6 Recht auf Widerruf einer Einwilligung
Betroffene steht, soweit sie für eine Verarbeitung eine Einwilligung erteilt haben, ein Widerrufsrecht zu.
10.7 Recht auf Datenübertragbarkeit
Betroffene haben das Recht, die sie betreffenden personenbezogenen Daten, die sie einem Verantwortlichen bereitgestellt haben, in einem strukturierten, gängigen und maschinenlesbaren Format zu erhalten („Datenübertragbarkeit“) sowie das Recht auf Weiterübermittlung dieser Daten an einen anderen Verantwortlichen.
10.8 Ausübung der Rechte
Die Betroffenenrechte können durch Mitteilung an die oben genannten Kontaktdaten für den Verantwortlichen bzw. gegebenenfalls den Datenschutzbeauftragten geltend gemacht werden.
10.9 Recht auf Beschwerde bei den Datenschutzaufsichtsbehörden
Wenn Betroffene der Ansicht sind, dass die Verarbeitung sie betreffender personenbezogener Daten gegen Datenschutzrecht verstößt, haben sie das Recht, sich bei einer Datenschutzaufsichtsbehörde zu beschweren.
11. PFLICHTANGABEN UND PROFILING
Die Bereitstellung personenbezogener Daten ist weder gesetzlich noch vertraglich vorgeschrieben. Es besteht keine Verpflichtung, personenbezogene Daten bereitzustellen, allerdings ist die Angabe personenbezogener Informationen für einen Vertragsabschluss insofern erforderlich, als bestimmte Angaben zwingend erforderlich sind, um einen Vertrag abschließen (und durchführen) zu können.
Eine automatisierte Entscheidungsfindung einschließlich eines Profiling wird nicht durchgeführt.
Eine automatisierte Entscheidungsfindung einschließlich eines Profiling wird von uns nicht durchgeführt.
12. SPEICHERUNG/AUFBEWAHRUNG UND LÖSCHUNG
Wir halten uns an die Grundsätze der Datenvermeidung und Datensparsamkeit und speichern Ihre personenbezogenen Daten nur so lange, wie dies zur Erreichung des jeweiligen Zwecks der Datenverarbeitung erforderlich ist oder wie es die vom Gesetzgeber vorgesehenen Speicherfristen vorsehen. Entfällt der Speicherungszweck oder läuft eine vom Gesetzgeber vorgesehene Speicherfrist ab, werden die personenbezogenen Daten routinemäßig und entsprechend den gesetzlichen Vorschriften anonymisiert oder gelöscht.
13. INFORMATIONSSICHERHEIT
Wir treffen dem Stand der Technik entsprechende angemessene technische und organisatorische Maßnahmen, um ein dem Risiko der jeweiligen Verarbeitung angemessenes Schutzniveau für die von uns verarbeiteten personenbezogenen Daten zu gewährleisten und um die durch uns verarbeiteten Daten gegen zufällige oder vorsätzliche Manipulationen, Verlust, Zerstörung oder gegen den Zugriff unberechtigter Personen zu schützen.
Unsere Website nutzt aus Sicherheitsgründen und zum Schutz der Übertragung vertraulicher Inhalte, wie zum Beispiel Anfragen oder Zahlungsdaten, die Sie an uns senden, eine SSL-Verschlüsselung.
Unsere Mitarbeitenden werden regelmäßig zu Datenschutz und Informationssicherheit geschult und sind auf Vertraulichkeit und Datenschutz verpflichtet.
Im Rahmen eines restriktiven Rechte- und Rollenkonzepts auf „need to know“-Basis ist sichergestellt, dass die Mitarbeitenden nur jeweils auf die personenbezogenen Daten Zugriff haben, die sie für die Erfüllung ihrer Aufgaben unbedingt benötigen.
14. ÄNDERUNG DER DATENSCHUTZERKLÄRUNG
Wir behalten uns vor, diese Datenschutzerklärung gelegentlich anzupassen, damit sie stets den aktuellen rechtlichen Anforderungen entspricht und/oder um Änderungen unserer Leistungen in der Datenschutzerklärung umzusetzen, z. B. bei der Einführung neuer Leistungen. Für den Besuch der Website bzw. Ihre Inanspruchnahme unserer Leistungen gilt stets die jeweils aktuelle Datenschutzerklärung.